Privacyverklaring

Privacyverklaring Mixed Hockey Club Leeuwarden

Versie: 23 mei 2018

MHC Leeuwarden hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. MHCL houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;

• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;

• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;

• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als MHCL zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het

doornemen van onze Privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Privacyverklaring Mixed Hockey Club Leeuwarden

1. Onderwerp

1.1. In deze Privacyverklaring informeert de vereniging Mixed Hockey Club Leeuwarden ("MHCL”) hoe zij omgaat met de persoonsgegevens van haar leden, vrijwilligers, werknemers, bezoekers en gebruikers van haar website(s), app(s), accommodatie en evenementen en andere personen waarvan

MHCL persoonsgegevens verwerkt.

1.2. Door middel van deze Privacyverklaring geeft MHCL uitvoering aan de informatieverplichtingen van artikel 13 en 14 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming ("AVG”).

1.3. In dit document hebben onderstaande begrippen de volgende betekenis:

(a) App: iedere app die door MHCL beschikbaar wordt gesteld aan betrokkenen.

(b) Betrokkene: iedere persoon waarvan MHCL als verwerkingsverantwoordelijke als bedoeld in de AVG persoonsgegevens verwerkt.

(c) Persoonsgegevens: ieder gegeven dat direct of indirect herleidbaar is tot een betrokkene als bedoeld in de AVG.

(d) Verwerken: iedere handeling als bedoeld in de AVG die betrekking heeft op een persoonsgegeven. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het verzamelen, bewaren en gebruiken van persoonsgegevens.

(e) Website: iedere website die door MHCL wordt aangeboden, waaronder www.MHCL.nl.

2. Algemeen

2.1. MHCL verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG en de Nederlandse wet en op een behoorlijke en zorgvuldige wijze.

2.2. Persoonsgegevens worden uitsluitend voor de in artikel 3 beschreven doeleinden verwerkt.

2.3. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt indien en voor zover is voldaan aan minimaal één van de volgende grondslagen uit de AVG:

(a) de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden;

(b) de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;

(c) de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op MHCL rust;

(d) de verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon te beschermen;

(e) de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan MHCL is opgedragen;

(f) de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van MHCL of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen, met name wanneer de betrokkene een kind is.

3. Doeleinden verwerking persoonsgegevens

3.1. MHCL verwerkt persoonsgegevens van betrokkenen voor het kunnen uitvoeren van haar verenigingsactiviteiten, meer in het bijzonder:

(a) het voeren van haar ledenadministratie en de (factuur)administratie van donateurs, relaties en sponsors;

(b) het faciliteren van de hockeysport, waaronder de deelname aan wedstrijden, competities, trainingen, toernooien en het beheer van teams;

(c) het organiseren van evenementen van of op MHCL, zoals Super Sundays, borrels voor oud-leden, donateurs, relaties en/of sponsors;

(d) het faciliteren van de activiteiten van diverse doelgroepen binnen MHCL, waaronder de

organisatie van evenementen voor deze doelgroepen en het voeren van een ledenadministratie voor deze doelgroepen;

(e) het beheer en de exploitatie van de accommodatie, zoals ten behoeve van bardiensten;

(f) het beheer van de organisatie van MHCL, zoals het administreren van de diverse commissies;

(g) het informeren van leden over de activiteiten en organisatie van MHCL, onder meer via elektronische post of App;

(h) het screenen van vrijwilligers;

(i) het uitvoering geven van de Statuten en reglementen;

(j) de afhandeling van klachten en de registratie van incidenten;

(k) de personeels- en salarisadministratie van haar werknemers;

(l) de administratie van haar vrijwilligers;

(m) het beoordelen van de aanvraag van lidmaatschap of vrijwilliger;

(n) het aanbieden en beheren van besloten websites en Apps voor haar leden en vrijwilligers en om, bijvoorbeeld door middel van cookies, informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van websites en Apps;

(o) het waarborgen van veiligheid en goede sfeer op de accommodatie van MHCL of ten behoeve van

evenementen van MHCL;

(p) het verrichten van analyses van persoonsgegevens ten behoeve van statistische en wetenschappelijke doeleinden;

(q) ten behoeve van doeleinden waarover betrokkene vooraf separaat worden geïnformeerd;

(r) het voldoen aan wettelijke vereisten, zoals vereisten met betrekking tot boekhouding en fiscale wetgeving.

3.2. Persoonsgegevens worden door MHCL niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.

4. Beeld en geluid

4.1. Tijdens de trainingen, wedstrijden en activiteiten bij of van MHCL worden regelmatig foto's genomen en video’s gemaakt van acties en sfeerbeelden waarop leden van MHCL, leden van andere verenigingen of bezoekers staan afgebeeld. Deze beelden kunnen op de website en/of App worden gebruikt.

4.2. Indien hiertegen bezwaren bestaan, dient dit via [email protected] kenbaar te worden gemaakt. Betreffende beeldmateriaal zal dan worden verwijderd. MHCL heeft het recht het verwijderverzoek terzijde te leggen ten aanzien van algemene actiebeelden of sfeerbeelden waarop betrokkene niet

centraal en duidelijk herkenbaar is afgebeeld of indien duidelijk voor de foto is geposeerd.

5. Cookies

5.1. MHCL maakt gebruik van zogenaamde ‘cookies’. Cookies zijn kleine tekstbestanden die een computer opslaat als de website wordt bezocht c.q. de App wordt gebruikt. De cookie onthoudt

wat de betrokkene invult op de website en/of App voor een volgend bezoek, zodat de inhoud van de website en/of App op de desbetreffende betrokkene kan worden afgestemd en het niet

nodig is dat persoonsgegevens opnieuw worden ingevuld.

5.2. MHCL kan ook gebruik maken van analytische cookies om informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van de website en App.

5.3. Meer informatie over het in- en uitschakelen van cookies kan doorgaans gevonden worden in de instructies/met behulp van de Help-functie van uw browser. Sommige functies op de website c.q. van de App werken mogelijk niet meer indien een computer geen cookies kan ontvangen.

5.4. Op de website www.MHCL.nl maakt MHCL gebruik van Google Analytics. Dit is een dienst van Google waarbij Google cookies plaatst om informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van de website. De manier waarop Google Analytics gegevens verzamelt en verwerkt kunt u vinden bij het document "Hoe Google gegevens gebruikt wanneer u sites of apps van onze partners gebruikt", te vinden op www.google.com/intl/nl/policies/privacy/partners/.

5.5. Voor zover MHCL gebruikt maakt van andere cookies, kunnen betrokkenen daarover separaat geïnformeerd worden bij het bezoeken van de betreffende website of App en indien wettelijk vereist zal daartoe om toestemming worden gevraagd.

6. Ontvangers van persoonsgegevens

6.1. MHCL deelt de persoonsgegevens die zij verwerkt niet met derden, behoudens voor zover dit artikel anders bepaalt.

6.2. Ten behoeve van de organisatie van activiteiten waarvoor een betrokkene zich heeft opgegeven, is MHCL gerechtigd de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens te verstrekken aan de bij de organisatie betrokken derden. Zo worden in het kader van de organisatie van de hockeycompetitie gegevens van leden en vrijwilligers (zoals scheidsrechters) doorgegeven aan de KNHB en andere clubs.

6.3. Sponsoren kunnen via MHCL het adressenbestand van haar leden en vrijwilligers gebruiken voor een mailing.

6.4. MHCL kan persoonsgegevens aan een derde verstrekken indien zij daartoe de toestemming van betrokkene heeft verkregen.

6.5. MHCL kan ten behoeve van de ondersteuning van haar administratieve activiteiten verwerkers of andere dienstverleners inschakelen, bijvoorbeeld ten behoeve van bijvoorbeeld de salarisadministratie. Ook kan MHCL ten behoeve van de technische ondersteuning van haar processen verwerkers of andere dienstverleners inschakelen, bijvoorbeeld aanbieders van

Cloud computerdiensten. Met verwerkers zal een overeenkomst worden gesloten die voldoet aan de eisen die de AVG daaraan stelt, onder andere met betrekking tot beveiliging en vertrouwelijkheid.

6.6. MHCL kan persoonsgegevens aan derden verstrekken indien dit noodzakelijk is op grond van een wettelijke voorschrift of in een noodgeval, voor zover dat naar het redelijke oordeel van MHCL in het belang van haar betrokkene is.

7. Bewaartermijn

7.1. MHCL bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de in artikel 3 bedoelde doeleinden.

7.2. Tenzij betrokkene aangeeft de persoonsgegevens te verwijderen, worden gegevens in de ledenadministratie minimaal tot 7 jaar na einde lidmaatschap bewaard (de termijn van de wettelijke boekhoudplicht en fiscale bewaartermijn). Daarna worden de persoonsgegevens bewaard voor bijvoorbeeld een reünie of een lustrum.

8. Beheer persoonsgegevens via www.MHCL.nl

Leden en vrijwilligers kunnen de eigen persoonsgegevens zelf inzien en bewerken via hun persoonlijk account, bereikbaar via de website www.MHCL.nl.