Huishoudelijk Regelement

HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Algemeen.

Artikel 1

1.     De vereniging genaamd: MIXED HOCKEYCLUB LEEUWARDEN , hierna te noemen "de vereniging” is bij notariële akte opgericht op 1 oktober 1924 en is gevestigd te Leeuwarden.

2.     Dit huishoudelijk reglement is een nadere uitwerking van de statuten van de vereniging.

Het clubtenue.

Artikel 2

1.    Het tenue van de vereniging bestaat uit:

-    een geel shirt met zwarte kraag en mouwranden, op het shirt is het MHCL embleem verwerkt;

-    een zwarte broek (heren/jongens) of rok (dames/meisjes);

-    zwarte kousen met een gele kousrand op de sok staat verticaal geschreven MHCL in gele letters.

       Het bestuur kan bepalen dat het clubtenue wordt voorzien van vastgestelde accenten, zoals bijvoorbeeld sponsoruitingen.

2.    De leden zijn verplicht bij competitiewedstrijden het officieel vastgestelde clubtenue te dragen.

Leden.

Artikel 3

1.    Leden zijn die natuurlijke personen, die door het bestuur dan wel de algemene vergadering als lid zijn toegelaten, met inachtneming van hetgeen daaromtrent in de statuten en in dit huishoudelijk reglement is bepaald.

2.    De vereniging kent als leden:

       -      seniorleden;

       -    juniorleden/jeugdleden;

-    ereleden;

-    leden van verdienste.

Voor zowel seniorleden en juniorleden bestaan de volgende categorieën:

-      Gewone leden, aangemerkt als seniorleden resp. juniorleden

-      Trainingsleden

-      Niet spelende leden

3.   Seniorleden zijn zij die vóór één oktober van het lopende verenigingsjaar achttien jaar of ouder zijn.

4.    Juniorleden zijn zij die vóór één oktober van het lopende verenigingsjaar jonger zijn dan achttien jaar.

Juniorleden worden nader onderscheiden in:

       a.     juniorleden A: juniorleden A zijn zij die vóór één oktober van het lopende verenigingsjaar zestien jaar of ouder, doch nog geen achttien jaar zijn;

       b.    juniorleden B: juniorleden B zijn zij die vóór één oktober van het lopende verenigingsjaar veertien jaar of ouder, doch nog geen zestien jaar zijn;      

       c.     juniorleden C: juniorleden C zijn zij die vóór één oktober van het lopende verenigingsjaar twaalf jaar of ouder, doch nog geen veertien jaar zijn;

       d.    juniorleden D: juniorleden D zijn zij die vóór één oktober van het lopende verenigingsjaar tien jaar of ouder, doch nog geen twaalf jaar zijn;

       e.    juniorleden E: juniorleden E zijn zij die vóór één oktober van het lopende verenigingsjaar nog geen tien jaar zijn;

       f.     juniorleden F: juniorleden F zijn zij die vóór één oktober van het lopende verenigingsjaar nog geen acht jaar zijn.

5     Trainingsleden zijn natuurlijke personen die de hockeysport beoefenen door middel van het volgen van training en het spelen van vriendschappelijke wedstrijden. Trainingsleden spelen geen competitie.

6.    Niet spelende leden zijn natuurlijke personen die zonder de hockeysport daadwerkelijk te beoefenen aan het verenigingsleven deelnemen of wensen deel te nemen.

7.    Ereleden zijn meerderjarige natuurlijke personen aan wie wegens hun buitengewone verdiensten jegens de vereniging het erelidmaatschap is verleend door de algemene vergadering op voorstel van het bestuur. Ereleden hebben toegang tot en stemrecht in de algemene vergadering. Ereleden zijn als zodanig vrijgesteld van het betalen van contributie.

8.    Leden van verdienste zijn meerderjarige natuurlijke personen die door hun prestaties aanspraak kunnen maken op de erkentelijkheid van de vereniging en aan wie het lidmaatschap van verdienste is verleend door het bestuur. Leden van verdienste hebben wel toegang tot maar geen stemrecht in de algemene vergadering. Leden van verdienste zijn als zodanig vrijgesteld van het betalen van contributie.

Wijze aanmelding leden, voorwaarden toelating.

Artikel 4

1.    Een natuurlijk persoon die lid wenst te worden van de vereniging dient een door het bestuur te verstrekken inschrijfformulier geheel ingevuld en ondertekend in te dienen bij de secretaris van het bestuur of een daartoe door het bestuur aangewezen persoon. Minderjarigen kunnen alleen worden toegelaten als lid indien het inschrijfformulier wordt mede-ondertekend door hun wettelijke vertegenwoordiger.

       Binnen een maand na het indienen van de aanvraag ontvangt de aanvrager van of namens het bestuur schriftelijk of elektronisch bericht over diens al dan niet toelating als lid van de vereniging. In geval van niet-toelating wordt de reden daarvan vermeld.

2.    Nieuwe leden dienen eenmalig een jaarlijks door de algemene vergadering vast te stellen bedrag aan entreegeld te betalen. Dit entreegeld dient gelijk met de eerste fractuur te worden betaald.

3.    Voor diegenen die gedurende het verenigingsjaar lid worden, geldt dat zij, indien zij lid worden voor één januari van het betreffende verenigingsjaar, de volledige contributie verschuldigd zijn. Indien zij lid worden na één januari van het betreffende verenigingsjaar, zijn zij de helft van de contributie verschuldigd.

4.    Het bestuur is bevoegd een wachtlijst in te stellen in het geval er onvoldoende veld-, trainings- en/of teamcapaciteit is. Het bestuur is bevoegd nader te bepalen welke criteria gelden voor het aanleggen van de wachtlijst en de volgorde van toelating van nieuwe leden.

Toelating, rechten en verplichtingen donateurs.

Artikel 5

Het bestuur beslist per individueel geval over de toelating van een donateurs en over de voorwaarden van die toelating, waarbij in ieder geval geldt dat:

a.    ook niet-leden van de vereniging donateur kunnen zijn;

b.    de financiële bijdrage waarmee de donateur de vereniging steunt ten minste € 37,50* (zegge: zevenendertig euro en vijftig eurocent) per verenigingsjaar dient te bedragen;

c.    de donateur dit bedrag, tenzij nader schriftelijk of langs elektronische weg met het bestuur anders wordt overeengekomen, in een maal aan de vereniging dient te voldoen binnen dertig dagen na ontvangst van de betreffende nota;

d.    het donateurschap elk jaar stilzwijgend voor een jaar wordt verlengd, tenzij de donateur of het bestuur het donateurschap schriftelijk of langs elektronische weg beëindigt met een opzegtermijn van 4 weken of tenzij nader schriftelijk of langs elektronische weg tussen het bestuur en de donateur anders wordt overeengekomen.

Ledenregistratie.

Artikel 6

1.    De secretaris van het bestuur houdt een register bij waarin de namen en de adressen van de leden worden bijgehouden.

2.    Ieder lid is verplicht bij wijziging van zijn adres hiervan onverwijld de secretaris van het bestuur schriftelijk of langs elektronische weg in kennis te stellen. Tevens is ieder lid verplicht bij wijziging van (mobiele) telefoonnummers en/of e-mailadres dit onverwijld zelf te wijzigen in het "Lisa” ledenadministratiesysteem van de vereniging. Eventuele kosten die door de vereniging moeten worden gemaakt om een adreswijziging op een andere wijze te achterhalen, worden op het desbetreffende lid verhaald.

3.    De secretaris van het bestuur draagt er zorg voor dat de leden worden aangemeld bij de Koninklijke Nederlandse Hockey Bond (KNHB).

4.    De persoonsgegevens zullen door de vereniging uitsluitend worden gebruikt voor verenigingsdoeleinden en ter informatie van de KNHB. De gegevens zullen niet aan derden ter beschikking worden gesteld, tenzij daartoe toestemming is gegeven.

Opzegging lidmaatschap.

Artikel 7

1.    a.     Behoudens schriftelijke opzegging wordt het lidmaatschap jaarlijks stilzwijgend verlengd.

       b.    Opzegging kan uitsluitend schriftelijk of per e--mail aan de ledenadministratie plaatsvinden. Opzegging van het lidmaatschap dient plaats te vinden vóór 1 mei. Indien het lidmaatschap niet vóór 1 mei bij de ledenadministratie is opgezegd, is de volledige contributie van het volgende verenigingsjaar verschuldigd.

       c.     De ledenadministratie verstrekt een ontvangstbevestiging van de opzegging. Deze ontvangstbevestiging geldt als enig wettig bewijs.

       d.    Afmeldingen op andere wijze (mondeling) of bij andere personen (coaches, lijnhoofden, trainers e.d.) worden als nietig beschouwd.

2.    Als de opzegging niet heeft plaatsgevonden volgens het bepaalde in lid 1 kan het bestuur dispensatie verlenen.

Overige rechten en verplichtingen leden.

Artikel 8.

Naast de algemene rechten en verplichtingen, geregeld in de statuten en dit huishoudelijk reglement, hebben senior- en juniorleden de hierna te noemen rechten en plichten:

a.     Bij toetreden als lid het recht een exemplaar van de statuten en het huishoudelijk reglement in te kijken, welke zijn gepubliceerd op de website van de vereniging;

b.    Het recht om deel te nemen aan wedstrijden (met uitzonderingen van trainingsleden) en trainingen;

c.     Het recht om deel te nemen aan debatten en stemmingen in de algemene ledenvergaderingen;

d.    Het rechts van vrije toegang tot wedstrijden en bijeenkomsten, voor zover door het bestuur niet anders is bepaald;

e.    Het recht om voorstellen, klachten en wensen bij het bestuur in te dienen. Het bestuur is gehouden deze zo spoedig mogelijk te behandelen of te onderzoeken c.q. te doen behandelen of te doen onderzoeken en over het resultaat van de behandeling en/of het onderzoek bericht te geven aan het lid dat het voorstel, de klacht of de wens heeft ingediend;

f.      De plicht tot naleving van de reglementen van de vereniging, alsmede van de door het bestuur of door het bestuur aangewezen commissies gegeven richtlijnen, benevens de voorschriften van de KNHB;

g.    De plicht voor seniorleden en juniorleden A en B het scheidsrechterdiploma te behalen en wedstrijden te fluiten. Het bestuur kan om haar motiverende redenen het betreffende lid van deze verplichtingen ontheffen.

h.    De plicht tot het verrichten van vrijwillgersdiensten, waaronder in ieder geval begrepen- na publicatie op de website van de vereniging- het draaien van de bardiensten, wedstrijdtafel, het fluiten van wedstrijden, veegdiensten en rijdiensten

Contributie.

Artikel 9

1.    Leden zijn aan de vereniging verschuldigd:

a.  entreegeld (eenmalig); en

b.  contributie.

2.    Voorts zijn leden in de in dit artikel genoemde gevallen een jaarlijks door de algemene vergadering vast te stellen bedrag aan administratiekosten aan de vereniging verschuldigd.

3.    Ereleden en leden van verdienste zijn, indien zij niet tevens op andere wijze lid zijn, niet contributieplichtig.

4.    Nieuwe leden dienen eenmalig een jaarlijks door de algemene vergadering vast te stellen bedrag aan entreegeld te betalen.

5.    Elk lid van de vereniging is verplicht tot betaling van een jaarlijks door de algemene vergadering vast te stellen contributie.

6.         De contributienota's worden bij aanvang van het verenigingsjaar verzonden onder toezicht van de penningmeester van het bestuur

7.    Inning van contributieverplichtingen vindt plaats door middel van een automatische incasso. Hiertoe wordt aan deze leden een formulier ter beschikking gesteld met behulp waarvan zij de vereniging doorlopend machtigen - tot wederopzegging - tot het incasseren van de contributie.

8.    Aan nieuwe leden wordt tezamen met het inschrijfformulier een formulier toegezonden door middel waarvan zij de vereniging machtigen tot het incasseren van de contributie voor het eerste jaar, alsmede eenmalig het entreegeld.

9.    Indien de bank, om welke reden dan ook, afgeschreven gelden storneert op de rekening van het lid dat een machtiging heeft afgegeven zal de vereniging alsnog een contributienota verzenden teneinde het lid in de gelegenheid te stellen aan zijn betalingsverplichting te voldoen. In dat geval wordt de vervaldatum gesteld op één maand na de verzenddatum en zijn wel direct administratiekosten verschuldigd. Na het verstrijken van deze vervaldatum kan, indien betaling niet heeft plaatsgevonden, een invorderingsprocedure worden gestart.

10.  In geval van niet tijdige betaling is het lid zonder nadere aanmaning of ingebrekestelling in verzuim en uit dien hoofde rente en incassokosten verschuldigd.

11.  Een maand na de vervaldatum wordt een aanmaning verzonden. Alsdan zijn administratiekosten verschuldigd, alsmede een boete waarvan de hoogte door het bestuur wordt vastgesteld.

12.  Een lid dat twee maanden na de vervaldatum nog niet volledig heeft voldaan aan zijn betalingsverplichtingen, voortvloeiend uit dit huishoudelijk reglement, kan met onmiddellijke ingang worden geschorst door het bestuur. Dit houdt in dat het lid de rechten die aan het lidmaatschap verbonden zijn niet langer kan uitoefenen totdat geheel aan de betalingsverplichtingen is voldaan.

       Na schorsing kan het bestuur de inning van de vordering uit handen geven. In dat geval komen de (buiten)gerechtelijke kosten volledig voor rekening van het lid. De buitengerechtelijke kosten worden vastgesteld op ten minste 15 % (zegge: vijftien procent) van het te incasseren bedrag of, indien de werkelijke kosten hoger zijn, op die werkelijke kosten.

13.  Een lid aan wie het lidmaatschap is opgezegd kan opnieuw lid worden met ingang van het volgende verenigingsjaar indien hij voor de aanvang van dat verenigingsjaar volledig aan zijn betalingsverplichtingen heeft voldaan. Alsdan is dit lid geen entreegeld verschuldigd.

14.  Restitutie van de contributie wordt niet verleend, tenzij in zeer bijzondere gevallen vanwege zwaarwegende redenen, zulks ter beoordeling van het bestuur. Een lid dient hiertoe een schriftelijk of elektronisch verzoek te richten aan het bestuur.

Schadeloosstellingen en boeten.

Artikel 10

1.    Ieder lid is aansprakelijk voor schade die het aan materiaal, dat eigendom is van de vereniging ofwel in bruikleen is afgestaan aan de vereniging, heeft aangericht.

2.    Elke geconstateerde schade wordt geacht te zijn veroorzaakt door het lid of de leden die de desbetreffende zaak het laatst heeft respectievelijk hebben gebruikt, tenzij door de betrokkene(n) het tegendeel wordt aangetoond.

4.    Indien het herstellen van de door een lid toegebrachte schade aan materiaal kosten met zich meebrengt, beslist uiteindelijk het bestuur wie de kosten draagt.

5.    Het bestuur is niet aansprakelijk voor schade toegebracht aan eigendommen van welke aard ook van leden of derden in het gebouw of op het terrein van de vereniging aanwezig.

6.    De vereniging heeft voor haar leden *een/*geen ongevallenverzekering afgesloten. 

Bestuur.

Artikel 11

1.    Het bestuur bestaat uit een door de algemene vergadering vast te stellen aantal van ten minste drie meerderjarige natuurlijke personen.

2.    Bestuursleden worden door de algemene vergadering benoemd uit de leden.

3.    De voorzitter van het bestuur wordt als zodanig door de algemene vergadering in functie benoemd. Het bestuur benoemt uit zijn midden een secretaris en een penningmeester.

4.    Het bestuur verdeelt in onderling overleg de functies en stelt de taken van ieder bestuurslid vast, met inachtneming van de bepalingen van de statuten en van dit huishoudelijk reglement.

5.    De voorzitter heeft de leiding van de vergaderingen van het bestuur overeenkomstig het bepaalde in artikel 12 van de statuten. Hij heeft te allen tijde het recht op inzage van hetgeen onder de overige bestuursleden berust. Alle belangrijke bestuursbesluiten worden door de voorzitter mede-ondertekend. De voorzitter brengt op de jaarlijks te houden algemene vergadering verslag uit van het afgelopen verenigingsjaar. Bij ontstentenis of belet van de voorzitter worden zijn taken waargenomen door een door de overige bestuursleden aan te wijzen lid van het bestuur.

6.         De taken van de secretaris van het bestuur zijn de navolgende:

       a.     het voeren van correspondentie uit naam van en in overleg met het bestuur;

       b.    het houden van het verenigingsarchief, tenzij hij deze taak heeft overgedragen aan een ander (bestuurs)lid;;

       c.     het notuleren ter algemene vergadering, tenzij een andere persoon daartoe door het bestuur is aangewezen, en ondertekening van vastgestelde notulen;

       d.    het notuleren ter bestuursvergadering en ondertekening van goedgekeurde notulen.

7.    De taken van de penningmeester van het bestuur zijn de navolgende:

       a.     het innen en het beheren van alle gelden van de vereniging;

       b.    het uit naam van het bestuur afleggen van rekening en verantwoording aan de algemene vergadering over de geldstromen binnen de vereniging.

       Daartoe stelt de penningmeester van het bestuur zich aansprakelijk voor de onder hem berustende gelden en andere activa die aan de vereniging toebehoren of die de vereniging in bruikleen heeft ontvangen. De penningmeester van het bestuur mag slechts tussentijds aftreden, indien de boeken zijn goedgekeurd door de kascommissie als bedoeld in artikel  13 lid 5 van de statuten.

8.    Ieder bestuurslid is tegenover de vereniging gehouden tot een behoorlijke vervulling van de hem opgedragen taak. Indien het een aangelegenheid betreft die tot de werkkring van twee of meer bestuursleden behoort, is ieder van hen voor het geheel aansprakelijk ter zake van een tekortkoming, tenzij deze niet aan hem is te wijten en hij niet nalatig is geweest in het treffen van maatregelen om de gevolgen daarvan af te wenden.

9.    Treedt het hele bestuur tussentijds af, dan blijven de bestuursleden in functie, totdat in een daartoe uitgeschreven algemene vergadering een nieuw bestuur is gekozen.

Commissies.

Artikel 12

1.    De vereniging kent een aantal verschillende commissies. Deze commissies worden ingesteld door het bestuur en kunnen te allen tijde ook door worden ontbonden.

2.    Een bestuurslid kan, behoudens het bepaalde in lid 10, geen deel uitmaken van een commissie, tenzij het bestuur en de commissie gezamenlijk unaniem anders beslissen. Elk bestuurslid heeft het recht de vergaderingen van een commissie bij te wonen; zij kunnen daarin het woord voeren maar hebben geen stemrecht.

3.         Van commissies kunnen ook niet-leden van de vereniging deel uitmaken.

4.         Commissies brengen over hun vergaderingen schriftelijk of langs elektronische weg verslag uit aan het bestuur. Commissies brengen bovendien aan het einde van het boekjaar een schriftelijk verslag uit over dat boekjaar aan het bestuur.

6.    Iedere commissie dient voor aanvang van een boekjaar een begroting voor het komende boekjaar in te dienen. Omtrent de financiën van een commissie kan het bestuur een tussentijdse rapportage verlangen.

7.         De vereniging kent in ieder geval de volgende commissies:

       a.     de kascommissie

       b.    de wedstrijdcommissie;

       c.     de jeugdcommissie;

       d.    de accommodatiecommissie;

       e.    de scheidsrechterscommissie;

       f.     de technische commissie;

       g.    de jongste jeugd commissie

       h.    de materiaalcommissie;

       i.      de barcommissie.

8.    Indien geen opdracht aan een accountant als bedoeld in artikel 13 lid 5 van de statuten is verleend, benoemt de algemene vergadering jaarlijks uit de leden de een kascommissie van ten minste twee personen, die geen deel van het bestuur mogen uitmaken. Een van de leden van de kascommissie is niet herbenoembaar. De kascommissie stelt een rooster van aftreden op. De leden van de kascommissie hebben gedurende ten hoogste twee achtereenvolgende boekjaren zitting in deze commissie.

       De kascommissie heeft tot taak het onderzoeken van de balans en de staat van baten en lasten met toelichting van het bestuur en het uitbrengen van verslag daarvan aan de algemene vergadering. De kascommissie heeft daartoe het recht om van het bestuur te eisen dat inlichtingen worden verschaft, dat de kas en de waarden worden getoond en dat boeken, bescheiden en andere gegevensdragers van de vereniging voor raadpleging beschikbaar worden gesteld.

9.    het bestuur kan te alle tijden een al dan niet tijdelijke commissie in het leven roepen als bedoeld in artikel 11 lid 2 van de statuten.

Officieel orgaan.

Artikel 13

1.         De vereniging heeft een officieel orgaan, te weten:

       -    de website www.mhcl.nl

2.    De secretaris van het bestuur, dan wel het bestuurslid dat belast is met het wedstrijdsecretariaat maakt in het officieel orgaan melding van:

       a.  aankondiging en agenda's van algemene vergaderingen;

       b.  wedstrijden en toernooien; en

       c.     besluiten en mededelingen, voor zover deze door het bestuur nodig worden geacht.

Algemene vergaderingen.

Artikel 14

1.    De voorzitter van de algemene vergadering verleent de leden het woord in de volgorde waarin zij dit hebben gevraagd. De secretaris van de algemene vergadering houdt hiervan aantekening. De voorzitter heeft het recht een lid dat zich volgens zijn mening niet behoorlijk gedraagt het woord te ontnemen of het verblijf ter vergadering te ontzeggen behoudens een geslaagd beroep van de betrokkene op de vergadering.

2.    De secretaris van de algemene vergadering legt ter vergadering een presentielijst neer waarop de aanwezige leden hun naam plaatsen en aantekenen of zij al dan niet stemgerechtigd zijn.  Voorts wordt op de presentielijst aangetekend of een lid, en zo ja door welk ander lid, gemachtigd is tot het uitbrengen van nog een stem, onder overlegging van een, naar het oordeel van de voorzitter, afdoende schriftelijke of elektronische volmacht, als bedoeld in artikel 16 lid 4 van de statuten. Slechts die stemgerechtigde leden wier namen op de presentielijst voorkomen nemen aan de stemmingen deel.

3.    Voor de aanvang van de stemmingen over personen wijst de voorzitter van de algemene vergadering drie neutrale personen aan die de stemmen tellen en van de uitkomst verslag zullen uitbrengen aan de voorzitter; daarna deelt de voorzitter van de algemene vergadering de uitslag van de stemming aan de vergadering mede.

4.    Bij hoofdelijk stemming geschieden de stemmingen in volgorde van de presentielijst met dien verstande dat eerst de stemgerechtigde leden, al dan niet bij volmacht, daarna de stemgerechtigde bestuursleden en tenslotte de stemgerechtigde voorzitter van de algemene vergadering hun stemmen uitbrengen.

5.    Als ongeldige stemmen worden aangemerkt stembiljetten die:

       a.     ongetekend zijn;

       b.    onleesbaar zijn;

       c.     een persoon niet duidelijk aanwijzen;

       d.    de naam bevatten van een persoon die niet verkiesbaar is;

       e.    voor iedere verkiesbare plaats meer dan een naam bevatten;

       f.     meer bevatten dan een duidelijke aanwijzing van de persoon.

6.    Van het verhandelde in een algemene vergadering worden door de secretaris of de door het bestuur daartoe aangewezen persoon notulen gemaakt. De notulen worden in het officieel orgaan gepubliceerd of op een andere wijze, ter keuze van het bestuur,            ter kennis van de leden gebracht en dienen door de eerstvolgende algemene vergadering te worden vastgesteld.

Wijzigingen van dit huishoudelijk reglement.

Artikel 15

1.    Dit huishoudelijk reglement kan slechts door de algemene vergadering worden gewijzigd overeenkomstig het bepaalde in artikel 19 van de statuten.

2.    Een besluit tot wijziging van dit huishoudelijk reglement treedt in werking op de dag volgende op die waarop de algemene vergadering dat besluit neemt, tenzij de algemene vergadering een later tijdstip vaststelt.

Slotbepaling

Artikel 16

In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur. Het is verplicht een dergelijke beslissing op een eerstvolgende ledenvergadering ter kennis van de leden te brengen.